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Automatisierung im Backoffice

Lassen Sie Rechnungen, Angebote und Tickets durch feste Workflows laufen, mit klarer Zuständigkeit bei jedem Schritt.

Das Backoffice ist voll von mehrstufigen Prozessen, die davon abhängen, dass jemand daran denkt, das Nächste zu tun. Wir verwandeln diese in feste Workflows: einen Rechnungsfluss, der vom Eingang über die Freigabe bis zur Zahlung läuft, einen Angebotsprozess von der Anfrage bis zur Lieferung, ein Routing für Service und Aufgaben, das immer die richtige Person erreicht.

Benachrichtigungen halten alle auf demselben Stand, und jedes Element hat einen klaren Verantwortlichen. Das Ergebnis ist weniger Hinterherlaufen, weniger Liegengebliebenes und ein Backoffice, das auf Schienen läuft statt auf Erinnerungen.

Was es macht

Rechnungsflüsse

Rechnungen laufen automatisch vom Eingang über die Freigabe bis zur Zahlung, mit den richtigen Personen bei jedem Schritt benachrichtigt und nichts bleibt hängen.

Angebotsprozesse

Eine Angebotsanfrage läuft vom Eingang bis zum fertigen Angebot und zur Nachverfolgung, sodass nichts darauf wartet, dass sich jemand daran erinnert.

Routing im Service

Eingehende Serviceanfragen werden automatisch kategorisiert und nach den Regeln, die Sie festlegen, an das richtige Team oder die richtige Person geleitet.

Routing von Aufgaben

Aufgaben landen mit einem klaren Verantwortlichen und einer Frist, sodass Verantwortlichkeit im Prozess eingebaut ist statt dem Zufall überlassen.

Benachrichtigungen

Die richtigen Personen werden im richtigen Moment angestoßen, sodass ein Prozess vorankommt, ohne dass jemand hinterherlaufen muss.

Klare Zuständigkeit, lückenloses Protokoll

Jeder Schritt protokolliert, wer was und wann getan hat, das gibt Ihnen ein sauberes, prüffestes Protokoll und beendet die Frage, wer zuständig war.

In der Praxis

Eine Lieferantenrechnung kommt per E-Mail. Der Workflow legt sie ab, gleicht sie mit der Bestellung ab, leitet sie an den richtigen Freigeber, stößt ihn an, wenn sie zu lange liegt, und stellt sie nach der Freigabe zur Zahlung ein, alles mit einem Protokoll jedes Schritts. Niemand muss ihr durch den Flur hinterherlaufen.

Was Sie bekommen

  • Rechnungen, Angebote und Tickets laufen in festen Workflows
  • Weniger Hinterherlaufen und weniger Liegengebliebenes
  • Klare Zuständigkeit bei jedem Schritt
  • Benachrichtigungen halten Prozesse von selbst in Bewegung
  • Ein sauberes Protokoll, wer was und wann getan hat

Fragen

Können Workflows zu unserer tatsächlichen Arbeitsweise passen?
Ja. Wir kartieren zuerst Ihren bestehenden Prozess und bauen den Workflow darum herum, sodass die Automatisierung Ihre Freigabeschritte und Regeln abbildet, statt eine generische Vorlage zu erzwingen.
Verbindet es sich mit unseren Tools für Buchhaltung und Ticketing?
Ja. Wir binden Ihre Buchhaltung, Ihren Helpdesk und Ihr CRM über APIs an, sodass Rechnungen, Angebote und Tickets in den Systemen laufen, die Sie bereits nutzen.
Was ist mit Schritten, die eine menschliche Entscheidung brauchen?
Die bleiben bei einem Menschen. Der Workflow übernimmt Routing, Erinnerungen und Protokollierung und pausiert genau dort für eine menschliche Freigabe, wo Sie es wünschen.
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